仕事の生産性を劇的に上げる8つの方法

1. 必要ないことはやらない

上司からの指示であっても、実は意味のない仕事は多い。
まず、自分の目の前に仕事が振ってきたら、「何のための仕事か」「本当に必要な仕事か」を考える。

使用目的が分からない場合、仕事の依頼主に「そもそも、これは何のための資料なのか」を問うてみると、意外と必要の無い仕事であることがある。
もしくは、資料のボリュームが減ったり、依頼主の検討不足で差し戻しになったりすることも多い。

最初の段階で「やるべき仕事」と「やる必要のない仕事」を仕分けておかないと、「やる必要のなかった仕事」が後々になって再確認や再検討、仕事の中止等、限られたリソースを大きく削る原因になる。

目の前の仕事は、完全な状態で自分の目の前に振ってきた訳ではないということを念頭において、「やるべき仕事」と「やる必要のない仕事」に仕分けして欲しい。

2. ルーティンオペレーションは仕組み化する

定例資料の作成、定期的な計数集計や検証業務等、やり方が決まっている仕事はできるだけ定型化してしまう。
使用する資料はフォーマット化しておく。セルの数式、報告書の記載項目の雛形、印刷設定。可能な限り、資料をフォーマット化しておき、後日同じことを繰り返して作業しないようにしておく。

仕事はマニュアル化して明文化しておき、誰でも仕事ができる状態にしておく。仮に誰かに仕事を引き継ぐ時や、部下が出来て仕事を割り振る時、マニュアルとフォーマットを渡せば完了だ。

自分の時間は、より付加価値のある創造的な仕事に大きく割くようにする。

3. 辞書登録

よく使う単語や提携分は、PCの辞書に登録しておく。

特に、自分の会社特有の略語（例えば部署の略称や独特な業務名称等）については、漢字を変換する際、毎回一文字ずつ変換して漢字を選んでいる人がいる。単語登録してしまえば、一回で変換されるのだから非効率極まりない。

「お世話になっております」という単語も、「おせわ」という読みを登録しておけば、それ以降「おせわ」を変換するだけで「お世話になっております」が表示される。

4. ショートカットを覚える

エクセル等のショートカットを知っているだけで、仕事が何倍も早く進む。
エクセルのショートカットについては、過去の記事を参照頂きたい。
www.overwrite-save.com

ワードもパワーポイントもショートカットを使えるし、WindowsやMac等のOSレベルでもショートカットは存在する。大概のアプリにはショートカットが存在するので、最低限よく使うショートカットは抑えておくべきだ。

5. アウトプットは6～7割の段階で調整する

アウトプットのイメージを、最初の段階から完璧なレベルで意識を合わせるのは難しい。
なるべく早い段階で、上司やクライアントとアウトプットのイメージを共有して、資料を修正していくべきだ。

仕事が遅い人は、最初から完璧な資料を作ろうとする。しかし、その「完璧」はその人にとって完璧なだけで、仕事の依頼主にとっては多くの場合「完璧ではない」のだ。
それにも関わらず、最初からディテールに拘り、時間をかけてアウトプットを作る。そして、仕事の依頼主からのレビューを受けて、悲惨な修正を余儀なくされる。

仕事を進めながら修正していく感覚を身に付けるべきだ。

6. メールはすぐに処理

常に未読のメールが溜まっていては、精神衛生的にも良くない。
メールは直ちに処理してしまうのが一番だ。

しかも、役職が上に上がれば上がるほど、メールの量も比例して多くなる。特に、部下が関係者とやり取りする時に、上司をccに設定する際のメールの量は凄まじい。

まず、メールはタイトルを見るだけで「見る必要がないメール」かどうかと仕分けする。
メールマガジン、しつこい営業のメール、部下が全て判断できるような仕事のメールに形式にccとして受信したであろうメール、相手とのやり取りメールのうち途中経過のメール等、かなりのメールを仕分けすることができるはずだ。
そして、見る必要があるメールはプライオリティ順に片っ端からメールを返信していく。メールだから後回しにされがちであるが、後回しにすればするほどメールが溜まっていく。

メールの処理だけで相当の時間を割く必要があるほど膨大なメールの量の場合は、１日３度程度メールを処理する時間を意識的に設ける。
例えば、朝9:00、昼13時、夜18時。これ以外の時間帯はメールを確認しない。但し、メール確認の時間は、徹底的に集中して一気に片付ける。

7. 周りを利用する

餅は餅屋に。
自分の周りに、気軽にお願い事をできる人がどれだけいるか。より多くの分野で、仕事をお願いできる人と繋がっている人は仕事も早いし、情報も正確だ。
自分が全て手を動かす必要は無い。最終的に品質の高いアウトプットを、より早いスピードで仕上げるために、周りの人脈を有効に使おう。

普段から、こういった人脈を構築しておくために、普段から頼まれごとには嫌な顔をせずに応諾したり、たまには食事に行ったりといった活動を嫌味なく実行するよう心掛けよう。

8. 不要なものは全部捨てる

「念のために取っておく」というのは、仕事ができない人が揃って言うセリフだ。書類の多さが、あたかも自分の実績であるかのように大切に保管している人が多い。しかも、正式な資料は、会社の然るべき場所に正式に保管されているような場合であっても、わざわざ同じ資料を自分用にファイルして保管している人さえいる。
念のために取っておいて必要になったことは、ほとんど無いはずだ。
考えなくとも分かるが、書類やメールの量が多ければ多いだけ探すのに時間がかかる。自分のデスク周辺には、可能な限り限界までモノを置かないことをお勧めする。

僕のデスクの上には、PCとノート1冊だけしか置いていない。
デスクの中にも、ノートの在庫と仕掛かり中の書類に必要な資料が数枚保管されている程度だ。
不要になった書類、メール、資料等は、すぐに捨ててしまおう。